Feuille de présence : mentions à faire figurer

Une feuille de présence doit au minimum indiquer l’événement, la date, le lieu, le nom de chaque personne présente et la signature du responsable qui la clôt. Les mentions supplémentaires dépendent de l’usage : heures d’arrivée et de départ pour un décompte, qualité des personnes pour une assemblée, organisme d’appartenance pour une réunion inter-structures.

Mis à jour le 7 novembre 2026

En bref

Distinguez la feuille de présence (constat collectif) de la feuille d’émargement (signature individuelle) : la seconde est plus exigeante.
Le socle commun tient en six champs : organisateur, événement, date, lieu, liste nominative, signature du responsable.
Ajoutez les horaires lorsque la présence sert à compter du temps, et la qualité des personnes lorsqu’elle sert à voter.
Ne collectez pas de données inutiles ; la feuille est vue par tous les participants.
Au Québec, imprimez au format Letter ; ailleurs, en A4.

Le mot « feuille de présence » recouvre des documents très différents : la liste pointée par un animateur d’atelier, le registre d’une réunion de chantier, la feuille signée à l’entrée d’une assemblée générale, le relevé quotidien d’un club de sport. Le fond commun est un constat : telle personne était là, tel jour. Les mentions à prévoir découlent de ce que l’on veut faire ensuite de ce constat.

Quelle est la différence avec une feuille d’émargement ?

La feuille de présence peut être remplie par l’organisateur, qui coche ou inscrit les noms ; la feuille d’émargement exige la signature de chaque personne. La première suffit pour organiser, compter ou facturer en interne. La seconde est nécessaire lorsqu’un tiers (financeur, administration, juge) devra se convaincre de la présence de chacun. Si vous hésitez, retenez ceci : dès qu’une présence engage des droits ou de l’argent pour la personne elle-même, faites signer. Le guide Feuille d’émargement : mentions obligatoires traite ce second cas.

Quelles mentions forment le socle commun ?

Mention	Obligatoire ?	Remarque
Organisateur (nom, service ou association)	Oui	Évitez les sigles internes incompréhensibles pour un lecteur extérieur.
Intitulé de l’événement	Oui	Même libellé que la convocation ou l’affiche.
Date	Oui	Mois en lettres pour éviter les confusions jour/mois entre pays.
Lieu	Oui	Salle ou adresse ; « visioconférence » le cas échéant.
Liste nominative (nom, prénom)	Oui	En caractères d’imprimerie ; une ligne par personne.
Signature du responsable et nombre de présents	Oui	Clôt le document.
Heures d’arrivée et de départ	Selon usage	Indispensable si la feuille sert à décompter du temps.
Qualité ou organisme	Selon usage	Utile en réunion inter-structures ou en assemblée.
Observations	Conseillé	Retards, départs anticipés, remplaçants.

Le modèle de feuille de présence reprend ces colonnes et laisse une large place aux noms.

Quelles mentions ajouter selon l’usage ?

Réunion de travail. Ajoutez l’ordre du jour en une ligne et la fonction de chaque participant ; la feuille sert ensuite au compte rendu, qui liste présents, excusés et absents.

Atelier ou activité régulière. Une grille avec les dates en colonnes et les participants en lignes évite de refaire une feuille à chaque séance ; c’est le principe de la feuille de présence d’atelier. Indiquez le nombre de séances prévu : il sert au calcul d’un remboursement en cas d’abandon.

Bénévolat. Les heures de présence des bénévoles peuvent être valorisées dans les comptes de l’association et servent aux assurances en cas d’accident : prévoyez les horaires et la nature de la mission, comme sur la feuille de présence des bénévoles.

Assemblée générale. Ajoutez le nombre de voix détenues, la mention « présent » ou « représenté » et le nom du mandataire : la feuille permet alors de constater le quorum. Les règles sont détaillées dans Quorum et feuille de présence en assemblée générale.

Enfants (école, cantine, club). Ajoutez la classe ou le groupe et la personne qui a repris l’enfant ; voyez Feuille de présence en cantine scolaire.

La loi impose-t-elle une feuille de présence ?

Dans la plupart des situations, non : le document est un usage. Quelques cas font exception et imposent soit une feuille de présence, soit un registre équivalent.

Pays	Règle	Source
France	Feuille de présence obligatoire en assemblée de copropriétaires et en assemblée de société anonyme ; registre d’appel obligatoire dans les écoles ; décompte individuel des heures lorsque les salariés ne suivent pas un horaire collectif.	Décret du 17 mars 1967, art. 14 ; Code de commerce, art. R225-95 ; Code de l’éducation, art. R131-5 ; Code du travail, art. L3171-2
Belgique	Pas d’obligation générale ; la loi impose en revanche de consigner les dérogations à l’horaire des travailleurs à temps partiel.	Loi-programme du 22 décembre 1989
Suisse	Pas d’obligation générale ; l’employeur doit toutefois enregistrer la durée du travail de chaque travailleur soumis à la loi sur le travail.	Loi sur le travail, art. 46 ; OLT 1, art. 73
Québec	Pas d’obligation générale ; l’employeur doit tenir un registre des heures de travail de chaque salarié.	Règlement sur les normes du travail, art. 29

Quelles informations ne doivent pas y figurer ?

La feuille circule dans la salle : tout participant voit les lignes de ses voisins. Les adresses, numéros de téléphone, dates de naissance et courriels n’y ont pas leur place, sauf pour une liste de contacts expressément annoncée comme telle. Les données de santé (allergies, handicap) sont à proscrire absolument sur un document collectif. Les obligations d’information et de conservation sont exposées dans Feuille de présence et données personnelles.

Comment la mettre en page ?

Prévoyez des lignes d’au moins 8 mm de hauteur et une colonne « Nom » large (un tiers de la page). Si vous imprimez pour un public québécois, utilisez le format Letter ; la fiche Formats de papier donne les dimensions. Pour un gabarit sur mesure (nombre de lignes, colonnes de dates), le générateur de feuille de présence produit une page prête à imprimer.