Feuille d’émargement de réunion à imprimer

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Dans une réunion formelle, comité, conseil, commission ou négociation, la liste des personnes présentes conditionne la validité des décisions et la rédaction du compte rendu. La feuille d’émargement est passée en début de séance ; chacun y inscrit son nom, sa fonction et l’entité qu’il représente, puis signe. Le secrétaire la joint ensuite au procès-verbal, ce qui évite les contestations du type « je n’étais pas là quand cela a été voté ».

Elle sert aux secrétariats de direction, aux instances représentatives du personnel, aux copropriétés pour leurs conseils syndicaux, aux collectivités et aux groupes de travail interentreprises. Pour une réunion informelle d’équipe, une simple feuille de présence est suffisante.

Comment le remplir

Objet de la réunion

Nom de l’instance et nature de la séance : « Comité de pilotage, réunion mensuelle », « Conseil syndical, séance extraordinaire ».

Date, heure et lieu

Indiquez l’heure d’ouverture effective ; si la réunion se tient en partie à distance, précisez-le dans le champ lieu.

Président de séance et secrétaire

Les deux personnes qui authentifieront la feuille et le compte rendu.

Nom et prénom

Rempli par le participant lui-même, lisiblement, pour que le compte rendu reprenne l’orthographe exacte.

Fonction / service

Titre ou mandat (représentant du personnel, directeur financier, invité). Cette colonne est ce qui distingue l’émargement de réunion d’une simple feuille de présence.

Organisme

Utile en réunion interentreprises ou interservices ; laissez vide si tous les participants appartiennent à la même structure.

Courriel

Facultatif : pour l’envoi du compte rendu. Ne le demandez que si vous en avez vraiment besoin.

Signature

Signature manuscrite sur place. Les personnes arrivées en cours de séance signent avec l’heure d’arrivée en marge.

Mentions obligatoires ou recommandées

• Tous : La loi n’impose pas de modèle pour une réunion ordinaire. Faites apparaître l’objet, la date, le lieu, la liste des présents et des excusés, et faites signer le président et le secrétaire : c’est ce qui donne au document sa valeur d’annexe au compte rendu.
• France : Pour les réunions d’instances dont la loi ou les statuts fixent un quorum (comité social et économique, conseil d’administration, conseil syndical), la feuille d’émargement est le moyen habituel de constater ce quorum ; conservez-la avec le procès-verbal.
• Belgique, Suisse, Québec : Les règles tiennent le plus souvent aux statuts ou au règlement intérieur de l’organe concerné. Vérifiez s’ils exigent une liste nominative signée ; si rien n’est prévu, le modèle reste une bonne pratique.
• Tous : La colonne courriel relève des données personnelles : limitez sa diffusion et ne la recopiez pas dans un compte rendu largement distribué.

Variantes et modèles proches

Pour une assemblée d’association ou de copropriété, utilisez la feuille d’émargement d’assemblée générale, qui prévoit les pouvoirs et le nombre de voix. Pour un relevé sans fonction ni organisme, la feuille de présence est plus aérée. Le compte rendu de réunion et l’ordre du jour complètent le dossier de séance. Voir aussi le guide Feuille d’émargement : mentions obligatoires.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.