Frais kilométriques : comment les calculer

Les frais kilométriques se calculent en multipliant les kilomètres professionnels relevés trajet par trajet par le taux du barème officiel applicable au véhicule, publié chaque année par l’administration du pays. Ce taux couvre l’ensemble des coûts du véhicule (carburant, usure, assurance, entretien), de sorte que seuls les péages et le stationnement s’ajoutent.

Mis à jour le 7 novembre 2026

En bref

Le point de départ est un relevé précis de chaque trajet : date, départ, arrivée, motif, kilomètres.
Le taux au kilomètre vient d’un barème officiel révisé chaque année ; ne reprenez jamais un chiffre d’une année précédente.
En France, le barème dépend de la puissance fiscale et comporte trois tranches annuelles de distance ; au Québec, le taux baisse au-delà des premiers 5 000 km.
L’indemnité couvre tout le coût du véhicule : carburant et entretien ne se remboursent pas en plus.
Au-delà du barème, l’excédent est traité comme un salaire soumis à cotisations et à impôt.

Utiliser sa voiture pour le travail coûte plus que le carburant : le véhicule s’use, l’assurance et l’entretien courent, les pneus se remplacent. Les indemnités kilométriques servent à couvrir cet ensemble d’un seul coup, par un montant au kilomètre que l’administration juge raisonnable. Leur calcul est simple à condition de respecter deux disciplines : relever les trajets au fur et à mesure, et appliquer le barème de l’année en cours, jamais un chiffre mémorisé.

Comment relever les trajets ?

Le relevé est la pièce justificative : sans lui, l’indemnité est un salaire déguisé. Pour chaque déplacement, notez la date, le point de départ, la destination, le motif (client visité, réunion, livraison), le kilométrage au compteur au départ et à l’arrivée ou la distance calculée par un itinéraire de référence, et le véhicule utilisé. La feuille de frais kilométriques prévoit ces colonnes ; remplissez-la au jour le jour plutôt que de reconstituer le mois à partir de l’agenda. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel ne sont pas des déplacements professionnels ; ceux entre le domicile et un lieu de mission ponctuel le sont, à hauteur du détour par rapport au trajet habituel selon les administrations. Gardez les pièces qui corroborent le relevé : ordres de mission, factures de péage, confirmations de rendez-vous.

Comment fonctionne le barème de chaque pays ?

Pays	Règle	Source
France	Barème publié chaque année par arrêté. Le taux dépend de la puissance administrative du véhicule (de 3 CV à 7 CV et plus) et de la distance professionnelle annuelle, en trois tranches : jusqu’à 5 000 km, de 5 001 à 20 000 km, au-delà. Dans la tranche intermédiaire, la formule est « distance × coefficient + montant fixe ». Majoration pour les véhicules électriques. Barèmes distincts pour les deux-roues.	Code général des impôts, annexe IV, art. 6 B ; barème publié sur impots.gouv.fr et economie.gouv.fr
Belgique	L’indemnité kilométrique forfaitaire accordée aux agents de l’État fédéral sert de référence ; elle est révisée périodiquement (trimestriellement depuis 2022, à vérifier) et acceptée par l’ONSS et le fisc comme maximum exonéré, sous réserve d’un plafond annuel de kilomètres au-delà duquel la preuve des frais réels peut être demandée.	Circulaires du SPF Stratégie et Appui ; instructions ONSS
Suisse	Pas de barème légal fédéral. Le règlement des frais de l’entreprise, approuvé par l’administration fiscale cantonale, fixe le taux ; le règlement modèle de la Conférence suisse des impôts sert de référence (à vérifier pour le montant en vigueur). Pour la déduction des frais de déplacement dans la déclaration d’impôt, un taux par kilomètre et un plafond annuel sont fixés par la Confédération et par chaque canton.	Code des obligations, art. 327b ; ordonnance sur les frais professionnels ; Conférence suisse des impôts
Québec	Une allocation est non imposable si elle est raisonnable ; l’administration publie chaque année un taux par kilomètre jugé raisonnable, plus élevé pour les premiers 5 000 km de l’année et réduit au-delà, avec un supplément dans les territoires du Nord. L’allocation doit être fondée uniquement sur les kilomètres réellement parcourus pour l’emploi.	Loi sur les impôts (Québec) ; taux publiés par Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada

Comment poser le calcul ?

Totalisez les kilomètres professionnels de la période à partir du relevé.
Identifiez la catégorie du véhicule retenue par le barème (puissance fiscale en France ; type de véhicule ailleurs).
Déterminez la tranche de distance annuelle. En France, la tranche s’apprécie sur l’année entière : si vous remboursez mensuellement, utilisez la première tranche en cours d’année puis régularisez en décembre, ou appliquez d’emblée la tranche prévisible. Au Québec, le taux réduit s’applique aux kilomètres au-delà du 5 000^e.
Appliquez le taux ou la formule de l’année en cours.
Ajoutez les frais annexes justifiés qui ne sont pas couverts : péages, stationnement, et le cas échéant la traversée en bateau. N’ajoutez ni carburant, ni entretien, ni assurance, ni amortissement.

Le résultat se reporte sur une ligne de la note de frais avec, en pièce jointe, le relevé des trajets. Pour les proportions et les règles de trois utiles au calcul par tranche, la fiche Proportionnalité et règle de trois rappelle la méthode.

Que couvre exactement l’indemnité ?

Le barème est construit pour couvrir la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les pneus, le carburant et les primes d’assurance. C’est pourquoi un employeur qui rembourserait en plus le carburant verserait un avantage imposable. À l’inverse, les péages et le stationnement sont des frais distincts remboursés au réel sur justificatif. En France, un salarié qui opte pour la déduction des frais réels dans sa déclaration de revenus utilise le même barème ; il doit alors pouvoir produire le relevé et la carte grise du véhicule.

Que se passe-t-il au-delà du barème ?

L’employeur est libre de rembourser plus, mais l’excédent par rapport au barème officiel est présumé être un salaire : cotisations sociales et impôt sur le revenu s’appliquent sur la différence. Une association qui dépasse le barème pour ses bénévoles prend le même risque. En dessous du barème, rien n’interdit de rembourser moins, par exemple pour tenir compte d’un véhicule de petite cylindrée, mais le salarié peut alors déduire la différence au réel s’il en a le droit. Le régime des forfaits et des justificatifs est détaillé dans Note de frais : règles et justificatifs.

Combien de temps conserver les relevés ?

Comme toute pièce justificative de paie et de comptabilité : au moins trois ans pour un contrôle social en France, dix ans comme pièce comptable en France, en Belgique et en Suisse, six ans après l’année d’imposition au Québec. Le guide Combien de temps conserver ses documents réunit ces délais. Les relevés d’un bénévole remboursé par une association suivent la comptabilité de celle-ci ; voyez le modèle de remboursement de frais de bénévole.