Note de frais : règles et justificatifs

Une note de frais récapitule les dépenses engagées par une personne pour le compte de son employeur ou de son association et sert à la fois à la rembourser et à justifier, auprès des organismes sociaux et fiscaux, que ces sommes ne sont pas un salaire déguisé. Elle n’est valable qu’accompagnée de justificatifs originaux et d’une indication du motif professionnel de chaque dépense.

Mis à jour le 7 novembre 2026

En bref

Un remboursement de frais est exonéré de cotisations et d’impôt seulement s’il est justifié : montant, date, nature et motif professionnel.
Le justificatif est la facture ou le ticket au nom de l’entreprise si possible ; le reçu de carte bancaire seul ne suffit pas.
Les forfaits (repas, petits déplacements) existent dans les quatre pays mais sont plafonnés et révisés chaque année : ne les mémorisez pas, consultez-les.
Les bénévoles d’association peuvent être remboursés de leurs frais réels, et en France renoncer au remboursement contre un reçu fiscal.
Conservez les notes de frais avec la comptabilité : trois ans au minimum pour les contrôles sociaux en France, davantage pour le fisc.

La note de frais est un document à deux faces. Pour la personne qui l’établit, c’est une demande de remboursement. Pour l’organisme qui la paie, c’est une pièce comptable qui devra convaincre un contrôleur que la somme versée couvre une dépense professionnelle réelle, et non un complément de rémunération exonéré par commodité. Toutes les règles qui suivent découlent de cette seconde face.

Quels frais peuvent être remboursés ?

Sont remboursables les dépenses engagées dans l’intérêt de l’employeur et rendues nécessaires par l’activité : déplacements, repas pris en déplacement, hébergement, petit matériel, frais de représentation. Ne le sont pas les dépenses personnelles, même faites pendant le temps de travail, ni les frais que la personne aurait supportés de toute façon (le repas quotidien à domicile, le trajet habituel domicile-travail sauf régime particulier). La limite entre les deux relève de l’appréciation de l’employeur, qui en répond devant les organismes de contrôle ; une politique écrite de frais, communiquée à tous, rend cette appréciation prévisible.

Pays	Règle	Source
France	Les frais professionnels remboursés sont exclus de l’assiette des cotisations s’ils sont justifiés par des circonstances de fait et des pièces, ou s’ils sont versés sous forme de forfaits dans les limites publiées chaque année par l’URSSAF.	Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels ; Code de la sécurité sociale, art. L242-1
Belgique	Les remboursements de « frais propres à l’employeur » ne sont pas du salaire s’ils correspondent à des dépenses réelles ou à des forfaits sérieux ; l’ONSS publie des montants de référence et peut exiger la preuve que le forfait correspond à la réalité.	Instructions administratives de l’ONSS ; Code des impôts sur les revenus, art. 31
Suisse	L’employeur rembourse tous les frais imposés par l’exécution du travail ; un règlement des frais approuvé par l’administration fiscale cantonale fixe les forfaits admis sans justificatif.	Code des obligations, art. 327a ; règlement modèle de la Conférence suisse des impôts
Québec	Le remboursement de dépenses engagées pour l’emploi n’est pas imposable ; une allocation forfaitaire n’est pas imposable si elle est raisonnable. Le salarié qui déduit lui-même des dépenses doit obtenir de l’employeur le formulaire sur les conditions générales d’emploi.	Loi sur les impôts (Québec) ; Revenu Québec, formulaire TP-64.3

Quels justificatifs faut-il joindre ?

Le justificatif idéal est une facture au nom de l’entreprise ou de l’association, mentionnant le fournisseur, la date, le détail et les taxes. Un ticket de caisse est admis pour les petits montants s’il indique la nature de l’achat. Le reçu de paiement par carte, qui ne porte que le montant, ne prouve pas ce qui a été acheté : il ne suffit pas seul. Pour les repas, notez au dos le nom des convives et l’objet lorsqu’il s’agit d’une invitation. Pour un déplacement en véhicule personnel, le justificatif est le relevé des kilomètres parcourus avec le motif de chaque trajet ; le guide Frais kilométriques : comment les calculer explique la méthode. En France, la TVA n’est récupérable que sur une facture régulière au nom de l’entreprise, et jamais sur l’hébergement des salariés et dirigeants.

Que doit contenir la note de frais elle-même ?

Un en-tête (nom, service, période), puis une ligne par dépense : date, nature, motif ou mission, lieu, montant toutes taxes comprises, taxe récupérable le cas échéant, numéro de la pièce jointe. En bas : total, avance éventuellement perçue, solde à rembourser, signature de la personne et visa du responsable qui approuve. Le modèle de note de frais suit cette structure ; les justificatifs sont agrafés derrière, numérotés dans l’ordre des lignes. Les forfaits doivent apparaître sur une ligne distincte avec la mention « forfait » et le nombre d’unités (jours, repas), de façon que le contrôleur voie immédiatement ce qui est au réel et ce qui ne l’est pas.

Quelles sont les règles pour les bénévoles ?

Un bénévole n’a pas d’employeur, mais l’association peut lui rembourser ses frais réels sur justificatifs sans que cela remette en cause son statut, à condition que le remboursement ne dépasse pas la dépense. En France, le bénévole peut aussi renoncer expressément au remboursement et obtenir un reçu ouvrant droit à la réduction d’impôt pour don, ce qui suppose que la note de frais ait été établie et approuvée comme si elle allait être payée. Le modèle de remboursement de frais de bénévole prévoit cette mention de renonciation. En Belgique, en Suisse et au Québec, le remboursement de frais réels est admis ; les indemnités forfaitaires de bénévolat relèvent de régimes distincts, plafonnés, qu’il convient de vérifier chaque année.

Combien de temps garder les notes de frais ?

La note de frais et ses justificatifs sont des pièces comptables : dix ans en France, en Belgique et en Suisse, six ans après l’année d’imposition au Québec. En pratique, le risque principal est le contrôle social : en France, l’URSSAF peut remonter sur les trois années précédentes, cinq en cas de travail dissimulé. Les délais complets figurent dans Combien de temps conserver ses documents. La dématérialisation des justificatifs est admise sous conditions (copie fidèle, horodatage) ; le format recommandé est décrit dans Archiver ses documents en PDF/A.

Quelles erreurs font rejeter une note de frais ?

Justificatif absent, illisible ou sans date ; ticket de carte seul.
Motif professionnel non indiqué : un restaurant un samedi soir sans nom de client est un salaire déguisé aux yeux du contrôleur.
Forfait et réel cumulés pour la même dépense.
Note signée par la personne qui la perçoit sans visa d’un tiers : dirigeants compris, faites approuver par quelqu’un d’autre.
Montants arrondis ou identiques chaque mois sans pièce.

Pour une association, la feuille de recettes et dépenses permet de reporter chaque remboursement dans la comptabilité. Les sigles rencontrés (URSSAF, ONSS, TVQ) sont rappelés dans la fiche Sigles administratifs.