Note de frais à imprimer (PDF A4 vierge)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Repas en déplacement, billet de train, nuit d’hôtel, fournitures achetées en urgence : lorsqu’une personne avance de l’argent pour son employeur, elle le récupère en présentant une note de frais. Le document reprend chaque dépense avec sa date, son motif professionnel et le justificatif numéroté correspondant. Le responsable la vise, la comptabilité la paie et la conserve : c’est à la fois une pièce comptable et la preuve, en cas de contrôle, que le remboursement ne cache pas un salaire déguisé.

Elle est utilisée par les salariés, les dirigeants de petites entreprises, les bénévoles d’association qui se font rembourser leurs frais et les intervenants extérieurs. Les indépendants n’en ont pas besoin pour eux-mêmes, mais s’en servent pour refacturer des débours à un client.

Comment le remplir

Demandeur

Nom, prénom, service ou fonction. Pour un bénévole, précisez l’association et la mission.

Période ou mission

Mois concerné ou intitulé du déplacement. Une note par mission facilite l’imputation.

Date de la dépense

Date figurant sur le justificatif, pas celle de la rédaction de la note.

Nature

Catégorie : transport, repas, hébergement, fournitures, péage, stationnement. La comptabilité ventile selon ces catégories.

Motif / client

Pourquoi la dépense a été engagée : « rendez-vous client X », « formation Y ». C’est ce qui en fait une dépense professionnelle.

Montant TTC et TVA

Montant payé et, si le justificatif la fait apparaître, la TVA récupérable. Un ticket de carte bancaire seul ne suffit pas pour la TVA.

Justificatif n°

Numérotez chaque reçu et agrafez-le au dos dans l’ordre. Une dépense sans justificatif est en principe refusée ou traitée en forfait.

Totaux et signatures

Total réclamé, déduction des avances déjà perçues, signature du demandeur puis du responsable qui approuve.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : Les frais professionnels remboursés au réel sont exonérés de cotisations à condition d’être justifiés : nature, date, motif et pièce probante (arrêté du 20 décembre 2002). La note et ses justificatifs sont des pièces comptables à conserver dix ans. Pour les bénévoles, la note permet aussi le renoncement au remboursement ouvrant droit à la réduction d’impôt pour don.
• Belgique : Le remboursement de frais propres à l’employeur n’est pas imposable s’il correspond à des dépenses réelles et justifiées ; les forfaits doivent être fondés sur des normes sérieuses. Conservez les pièces avec la comptabilité.
• Suisse : Les frais effectifs remboursés sur justificatifs ne sont pas du salaire ; les entreprises qui appliquent des forfaits adoptent souvent un règlement des frais approuvé par l’administration fiscale cantonale.
• Québec : Les allocations et remboursements de dépenses d’emploi raisonnables ne constituent pas un avantage imposable s’ils sont appuyés de pièces ; l’employeur conserve les justificatifs six ans.

Variantes et modèles proches

Pour les déplacements avec un véhicule personnel, la feuille de frais kilométriques applique le barème au kilomètre. Les bénévoles disposent du modèle remboursement de frais bénévole, adapté à l’abandon de frais. Côté pièces, le reçu de paiement peut remplacer un justificatif manquant lorsqu’un fournisseur n’en délivre pas. Le guide Note de frais : règles et justificatifs détaille les plafonds et les forfaits.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.