Feuille de suivi du courrier à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Le registre du courrier répond à une question simple : « ce courrier est-il arrivé, et qui l’a ? ». Chaque pli reçu est enregistré à l’ouverture avec un numéro d’ordre, sa date, son expéditeur, son objet et le service à qui il est transmis ; chaque envoi part avec son numéro, son destinataire et son mode d’expédition. La colonne « suivi / recommandé » reçoit le numéro de l’envoi suivi et la date de l’accusé de réception, ce qui est précieux pour les délais contractuels ou contentieux.

Il est tenu par les secrétariats, les syndics et gestionnaires, les mairies, les cabinets, les associations qui reçoivent des dossiers et les petites entreprises qui veulent prouver l’envoi d’une mise en demeure ou la réception d’une réclamation.

Comment le remplir

Arrivée ou départ

Choisissez le sens du registre pour la page ; tenir deux registres séparés est plus clair qu’un mélange.

N° d’ordre

Numéro continu sur l’année (par exemple 2026-0152), reporté au tampon sur le courrier lui-même.

Date

Date de réception effective ou d’expédition, pas la date écrite sur la lettre.

Expéditeur / destinataire

Nom de la personne ou de l’organisme, tel qu’il figure sur l’enveloppe ou l’adresse.

Objet

Résumé en quelques mots : « facture n° 341 », « réclamation bruit », « convocation AG ».

Type d’envoi

Lettre simple, suivie, recommandée, colis, remise en main propre. Pour un recommandé, ajoutez le numéro et la date de l’avis de réception.

Service / personne chargée

À qui le courrier a été transmis pour traitement et, pour un départ, qui l’a rédigé.

Traitement / réponse

Date de la réponse ou action menée, pour clore la ligne. Une ligne sans traitement signale un courrier en attente.

Mentions obligatoires ou recommandées

• Tous : Aucune loi n’impose un registre du courrier aux entreprises et associations ; il est recommandé pour prouver les dates de réception et d’envoi, en particulier des recommandés, dont les preuves de dépôt et les avis de réception doivent être conservés avec le registre.
• France : Les administrations et collectivités enregistrent le courrier reçu selon les règles du Code des relations entre le public et l’administration (accusé de réception des demandes) et les instructions d’archivage ; la lettre recommandée électronique a la même valeur que la lettre recommandée papier (Code des postes et des communications électroniques, art. L100).
• Belgique, Suisse, Québec : La preuve de l’envoi et de la réception repose sur les récépissés de l’opérateur postal (bpost, La Poste suisse, Postes Canada) ; le registre les complète en indiquant le contenu et le traitement du pli.

Variantes et modèles proches

Pour la remise de documents en main propre, utilisez le bordereau de remise de documents. Le suivi des appels suit la même logique pour le téléphone, et la fiche de transmission accompagne un courrier transmis à un collègue. Les règles de présentation d’une lettre à expédier sont dans Mise en page d’une lettre ; la conservation des preuves d’envoi dans Combien de temps conserver ses documents.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.