Registre des visiteurs à imprimer (PDF A4)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Savoir qui est dans le bâtiment est d’abord une question de sécurité : en cas d’évacuation, le registre permet de vérifier que les visiteurs sont sortis. Il sert aussi à remettre et récupérer les badges, à retrouver un visiteur en cas d’oubli d’objet et, dans les sites sensibles, à tracer les accès. Le visiteur remplit sa ligne à l’arrivée, l’accueil complète l’heure de sortie quand il rend son badge. Le registre reste sous le contrôle de l’accueil et non en libre consultation.

Il est utilisé par les entreprises, les établissements scolaires, les laboratoires, les cabinets médicaux, les mairies, les maisons de retraite et les copropriétés avec gardien. Dans les lieux recevant beaucoup de public, on le réserve aux visiteurs qui dépassent l’accueil, pas aux usagers de passage.

Comment le remplir

Site et période

Nom du bâtiment ou de l’établissement et dates couvertes par la page. Numérotez les pages pour que le registre soit continu.

Date

Jour de la visite. Si le registre couvre plusieurs jours sur une page, chaque ligne porte sa date.

Nom et prénom

Écrits par le visiteur ; l’accueil peut vérifier une pièce d’identité si la procédure du site l’exige.

Société / organisme

Employeur du visiteur ou « particulier ». Cette colonne aide à identifier les prestataires réguliers.

Personne visitée

Nom de l’hôte interne, qui est responsable de son visiteur pendant la présence dans les locaux.

Arrivée / Départ

Heures remplies par l’accueil. Une case départ vide en fin de journée doit déclencher une vérification.

Badge n°

Numéro du badge remis, pour s’assurer de sa restitution.

Signature

Facultative ; elle atteste que le visiteur a pris connaissance des consignes de sécurité remises à l’accueil.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France, Belgique : Le registre contient des données personnelles soumises au RGPD : informez les visiteurs de la finalité (sécurité des locaux), limitez les colonnes au nécessaire, fixez une durée de conservation courte (quelques mois au plus, sauf obligation particulière) et évitez que chaque visiteur voie les noms des précédents, par exemple en masquant les lignes remplies.
• Suisse : La loi fédérale sur la protection des données impose les mêmes principes de proportionnalité et de transparence ; aucune durée de conservation chiffrée n’est fixée pour un registre d’accueil.
• Québec : La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige un motif sérieux et légitime pour la collecte, une information du visiteur et une destruction une fois la finalité atteinte.
• Tous : Aucune loi générale n’impose un registre des visiteurs ; il peut en revanche être exigé par un plan de sûreté, un règlement de site, une certification ou un assureur.

Variantes et modèles proches

Pour une réunion ou un événement ponctuel, la feuille de présence est plus adaptée qu’un registre continu. La feuille de passation de consignes accompagne le registre au poste d’accueil pour transmettre les informations entre équipes, et la feuille de passation de clés trace les clés et badges. Les questions de confidentialité sont traitées dans Feuille de présence et données personnelles.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.