Feuille de remise de clés à imprimer (PDF A4)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

La feuille de remise de clés est un registre de sortie et de retour des moyens d’accès à un lieu : clés de portes, de boîtes aux lettres et d’armoires, badges, cartes magnétiques, télécommandes de parking, codes d’alarme remis sous enveloppe. Chaque ligne décrit l’objet remis (désignation, numéro gravé ou étiquette), sa quantité, la personne qui le reçoit, la date de remise avec signature, puis la date de restitution avec signature du receveur. Une colonne d’observations note les clés perdues, les doubles réalisés et les changements de serrure.

Elle s’adresse aux responsables de bureaux et d’ateliers pour les clés des salariés et des prestataires de nettoyage, aux syndics et gestionnaires pour les locaux communs, aux associations pour les clés de la salle partagée, et aux propriétaires pour une location saisonnière ou un état des lieux. Elle complète le règlement intérieur ou le contrat, qui précisent les conséquences d’une perte, et peut être annexée à l’état des lieux d’entrée et de sortie.

Comment le remplir

Lieu et responsable

Adresse des locaux concernés et nom de la personne qui tient le registre et détient les doubles.

Désignation de la clé

Porte ou accès qu’elle ouvre et numéro gravé ou étiquette ; pour un badge, son numéro de série ou de carte.

Nombre

Quantité d’exemplaires remis ; notez le nombre total d’exemplaires existants dans la colonne d’observations pour la première remise.

Remis à

Nom, prénom, et qualité (salarié, prestataire, locataire, bénévole) ; un numéro de téléphone facilite la récupération.

Date de remise et signature

La personne signe pour reconnaître la réception ; le responsable contresigne.

Date de restitution et signature

À remplir au retour, avec la signature du responsable qui reprend l’objet ; une ligne sans restitution signale une clé en circulation.

Observations

Clé perdue, badge désactivé, double réalisé, serrure changée, caution versée ou restituée.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : Pour un logement, la remise des clés marque le début et la fin de la jouissance ; le nombre de clés remises doit figurer dans l’état des lieux (à vérifier). En entreprise, la restitution des clés et badges est en général prévue par le règlement intérieur ou le contrat.
• Belgique, Suisse, Québec : Même logique : la feuille signée vaut preuve de remise et de restitution ; consultez le bail ou le contrat pour les conséquences d’une perte (frais de remplacement du cylindre, par exemple).
• Tous : Ne notez jamais un code d’alarme ou de digicode en clair sur la feuille ; indiquez seulement « code remis sous enveloppe ».

Variantes et modèles proches

Le prêt d’outils ou d’équipements se consigne sur la feuille de prêt de matériel, qui suit la même logique sortie-retour. Pour la transmission de consignes d’un poste au suivant, utilisez la feuille de passation de consignes. Les visiteurs recevant un badge temporaire sont enregistrés sur le registre des visiteurs. La feuille d’inventaire permet de recenser l’ensemble des clés existantes. Les documents destinés à être signés sont réunis dans la collection Documents à signer.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.