Liste de contacts à imprimer (répertoire PDF A4)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

La liste de contacts est un répertoire tabulaire : une ligne par personne ou organisme, des colonnes pour le nom, la société ou le service, la fonction, le téléphone fixe et mobile, le courriel et une colonne de notes (horaires de joignabilité, remplaçant, référence client). Contrairement au carnet d’adresses d’un téléphone personnel, elle est partagée : tous les membres d’un service y accèdent, même quand l’ordinateur est éteint ou que le titulaire du poste est absent. Ce modèle propose vingt lignes par page, à classer par ordre alphabétique ou par thème.

Elle s’adresse aux petites entreprises et associations pour la liste des fournisseurs, prestataires et partenaires, aux services d’accueil pour les numéros internes, aux copropriétés et syndics, aux écoles pour les contacts des intervenants, et aux équipes de chantier ou d’événement pour un annuaire de terrain. Une liste « urgences » (plombier, électricien, dépannage, médecin) affichée près du téléphone en est l’usage le plus répandu.

Comment le remplir

Titre de la liste

Précisez le périmètre (« fournisseurs atelier », « intervenants extérieurs », « numéros utiles ») et la date de mise à jour.

Nom et prénom

Nom en majuscules puis prénom, pour un classement alphabétique sans ambiguïté.

Société / service

L’organisme et, si utile, le service ou l’agence ; pour un particulier, laissez vide ou notez le lien (parent, voisin).

Fonction

Le rôle de la personne vis-à-vis de vous : commercial, support technique, comptabilité, responsable de secteur.

Téléphone

Avec l’indicatif international si vous traitez avec plusieurs pays (+33, +32, +41, +1) ; distinguez fixe et mobile.

Courriel

En minuscules, lisiblement ; vérifiez les tirets bas et les points, sources habituelles d’erreur à la recopie.

Notes

Horaires, remplaçant en cas d’absence, numéro de client chez le fournisseur, langue parlée.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France, Belgique, Suisse : Une liste de coordonnées professionnelles constitue un traitement de données personnelles : limitez-la aux informations nécessaires, restreignez son accès et mettez-la à jour ou détruisez-la quand un contact n’est plus utile (RGPD, LPD suisse, à vérifier).
• Québec : La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé impose les mêmes précautions de nécessité, d’accès limité et de destruction (à vérifier).
• Tous : Ne faites pas figurer de données sensibles (santé, situation familiale) dans la colonne de notes.

Variantes et modèles proches

Pour les membres d’une association, la liste des adhérents ajoute les cotisations et le guide Registre des adhérents et RGPD précise les obligations. Les appels passés et reçus se consignent sur la feuille de suivi des appels. Les familles trouveront la liste d’invités et les élèves la liste des élèves. Pour imprimer des étiquettes d’adresses à partir de cette liste, le générateur d’étiquettes est adapté. Les numéros d’urgence par pays figurent dans la fiche Numéros d’urgence.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.