Feuille de demande de congé à imprimer (PDF A4)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Même dans une petite équipe, un congé posé à l’oral se discute ensuite : la demande écrite fixe les dates, le type de congé et surtout la réponse de l’employeur. Le salarié remplit la partie haute, le responsable donne son avis, la direction ou le service du personnel tranche et renvoie une copie au salarié. Le document est ensuite classé dans le dossier individuel et sert de référence pour le décompte des jours restants.

Il est utilisé par les TPE et PME sans logiciel de gestion des absences, les associations employeuses, les particuliers employeurs, les collectivités et les établissements qui conservent un circuit papier pour les demandes d’absence.

Comment le remplir

Salarié

Nom, prénom, service et poste. Si la demande concerne un remplaçant à prévoir, indiquez-le dans les observations.

Type de congé

Congés payés, congé sans solde, récupération, jours de repos, événement familial, autre à préciser. Cochez une seule case.

Dates

Premier et dernier jour d’absence, et date de reprise. Précisez matin ou après-midi pour les demi-journées.

Nombre de jours

Jours décomptés selon la règle de l’entreprise (jours ouvrés ou ouvrables). En cas de doute, laissez le service du personnel compléter.

Solde

Jours acquis, pris et restants avant la demande, d’après le dernier bulletin de paie ou le compteur de l’entreprise.

Date de la demande et signature

La date de dépôt compte pour l’ordre des départs et pour les délais de réponse prévus par l’accord ou le règlement interne.

Avis du responsable

Favorable ou défavorable, avec motif en cas de refus (nécessités du service, autre absence déjà accordée).

Décision et signature de l’employeur

Accordé ou refusé, date et signature. C’est cette partie qui engage l’employeur ; le salarié en reçoit une copie.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : Aucun formulaire n’est imposé. L’employeur fixe la période de prise des congés payés et l’ordre des départs après consultation des représentants du personnel ; il ne peut modifier les dates acceptées moins d’un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles (Code du travail, art. L3141-16). Conservez la demande et la réponse dans le dossier du salarié.
• Belgique : Les dates de vacances annuelles se fixent d’un commun accord entre employeur et travailleur, à défaut de décision collective ; la demande écrite et son acceptation constituent cet accord.
• Suisse : L’employeur fixe la date des vacances en tenant compte des désirs du travailleur dans la mesure compatible avec les intérêts de l’entreprise (Code des obligations, art. 329c) ; une réponse écrite évite les malentendus.
• Québec : La Loi sur les normes du travail prévoit un congé annuel dont la durée dépend du service continu ; l’employeur en fixe la date et doit en informer le salarié au moins quatre semaines à l’avance. Le formulaire sert de trace de cette information.

Variantes et modèles proches

Le planning d’équipe et le planning annuel permettent de visualiser les absences accordées. Les heures de récupération se justifient par la feuille d’heures mensuelle. Les règles de durée du travail et de congés selon le pays sont résumées dans Durée du travail : France, Belgique, Suisse, Québec ; pour une demande rédigée sous forme de lettre, voyez Lettre formelle.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.