Feuille d’inscription à un événement à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

La feuille d’inscription à un événement est une liste à compléter par les participants eux-mêmes ou par le bénévole qui tient la table d’inscription : nom, téléphone ou courriel, nombre de personnes (adultes, enfants), options choisies (menu, transport), montant payé et signature. Un total en bas de page donne le nombre de couverts ou de places à prévoir.

Elle est utile pour tout événement à effectif limité ou payant : repas de fin d’année, sortie en car, tournoi, soirée dansante. On la fait circuler lors des permanences, à la sortie de l’école ou chez un commerçant partenaire. Une fois l’événement passé, les coordonnées ne servent plus et la feuille peut être détruite, sauf la partie comptable.

Comment le remplir

Événement, date, lieu

Avec l’heure de début et la date limite d’inscription en en-tête.

Tarifs

Prix adulte, enfant, adhérent, non-adhérent ; indiquez les moyens de paiement acceptés.

Nom et prénom

De la personne qui inscrit ; les accompagnants sont comptés dans les colonnes suivantes.

Téléphone ou courriel

Un seul moyen de contact suffit pour prévenir d’une annulation ou d’un changement d’horaire.

Adultes / Enfants

Nombres, pour commander les repas ou réserver le car.

Option

Menu végétarien, point de ramassage, taille de tee-shirt… selon l’événement.

Montant payé

Somme reçue, avec le mode de paiement ; « à régler » si le paiement se fait sur place.

Signature

Confirme l’inscription et l’acceptation des conditions (annulation, droit à l’image si prévu).

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : La collecte de coordonnées relève du RGPD : indiquez en pied de page la finalité (organisation de l’événement) et la suppression des données après la manifestation. Si des photos sont prises, le droit à l’image impose un accord distinct. Les manifestations payantes ouvertes au public comptent parmi les six manifestations de soutien annuelles exonérées d’impôts commerciaux pour une association à but non lucratif.
• Belgique, Suisse : Le RGPD (Belgique) et la loi fédérale sur la protection des données (Suisse) imposent la même information minimale sur l’usage des coordonnées. Un événement avec vente de boissons alcoolisées relève des règlements communaux ou cantonaux.
• Québec : La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique aux OBNL : limitez la collecte au nécessaire et informez les participants de la durée de conservation.

Variantes et modèles proches

Pour une activité qui se répète sur plusieurs séances (stage, cours), la fiche d’inscription à une activité recueille davantage d’informations par personne. Le jour de l’événement, le planning des bénévoles organise l’équipe, et la feuille de caisse de buvette suit les ventes. Le guide Feuille de présence et données personnelles rappelle ce que l’on peut demander.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.