Planning des bénévoles à imprimer (PDF)

Mis à jour le 7 novembre 2026

À quoi sert ce document

Le planning des bénévoles est une grille à double entrée : les créneaux horaires en lignes, les postes à tenir en colonnes (accueil, buvette, parking, caisse, sécurité, rangement), et dans chaque case le nom de la personne affectée. Il montre d’un coup d’œil les trous à combler et évite qu’un bénévole soit attendu à deux endroits en même temps.

Le coordinateur le construit à partir des disponibilités recueillies, l’envoie aux bénévoles quelques jours avant, puis l’affiche au point de rendez-vous. Les remplacements de dernière minute s’y notent au stylo. Après l’événement, il sert, avec la feuille de présence, à remercier nommément chacun et à estimer le nombre d’heures bénévoles.

Comment le remplir

Événement, date, lieu

Une feuille par jour de manifestation ; précisez le point de rendez-vous.

Coordinateur et téléphone

Personne à joindre en cas d’empêchement ou de question sur place.

Créneaux (lignes)

Tranches de deux à trois heures en général ; adaptez les horaires pré-imprimés à votre programme.

Postes (colonnes)

Un poste par colonne, écrit en tête ; prévoyez le nombre de personnes nécessaires par case si plusieurs.

Nom dans la case

Prénom et initiale suffisent ; une couleur par équipe facilite la lecture.

Consignes

Tenue, lieu de retrait des badges, pauses, numéro d’urgence.

Mentions obligatoires ou recommandées

• France : Le bénévole n’est pas un salarié : il reste libre de ses horaires et le planning n’a pas valeur d’obligation. L’association doit néanmoins veiller à sa sécurité et vérifier que son assurance responsabilité civile couvre les bénévoles. Un mineur peut être bénévole avec l’accord de ses représentants légaux, sur des tâches adaptées.
• Belgique : La loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires impose à l’organisation d’informer chaque volontaire, avant son engagement, sur l’assurance souscrite et les défraiements éventuels ; le planning peut renvoyer à cette note.
• Suisse, Québec : Aucune règle particulière n’encadre le planning. En Suisse, l’association vérifie sa couverture responsabilité civile ; au Québec, certains organismes demandent une vérification des antécédents pour les bénévoles en contact avec des mineurs.

Variantes et modèles proches

Pour un seul stand tenu sur une journée, le planning de tenue de stand est plus léger. Le jour même, la présence réelle se constate sur la feuille de présence des bénévoles. Si l’événement comporte des inscriptions de participants, voyez la feuille d’inscription à un événement. Pour la sécurité, la fiche trousse de secours liste ce qu’il faut prévoir sur place.

Modèle libre d’utilisation, y compris professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles propres à votre situation.