Rédiger le procès-verbal d’une assemblée générale

Le procès-verbal d’assemblée générale consigne qui était présent, ce qui a été mis aux voix et le résultat de chaque vote ; c’est le seul document qui prouve qu’une décision collective a été prise. Il doit être rédigé fidèlement, signé par le président et le secrétaire de séance, et conservé sans limite de durée dans un registre.

Mis à jour le 7 novembre 2026

En bref

Le procès-verbal prouve les décisions ; sans lui, elles n’existent pas face aux tiers (banque, administration, juge).
Mentions fixes : identification de la structure, date, lieu, mode de convocation, présents et quorum, ordre du jour, texte de chaque résolution et résultat du vote.
Rédigez au style indirect et neutre : les débats se résument, les décisions se citent mot pour mot.
La loi encadre le procès-verbal des copropriétés et des sociétés ; pour les associations, ce sont les statuts qui fixent la règle.
Numérotez les procès-verbaux et conservez-les sans limite, avec la feuille de présence et les pouvoirs.

Une assemblée générale dure deux heures ; ses décisions produisent des effets pendant des années. Le procès-verbal est le pont entre les deux : il transforme des votes à main levée en un acte que l’on peut produire devant une banque, une administration ou un tribunal. Sa rédaction est souvent confiée au secrétaire de séance, parfois sans consigne. Voici ce qu’il doit contenir, qui le signe et combien de temps il se garde.

Quelles mentions un procès-verbal doit-il contenir ?

Partie	Mentions
En-tête	Dénomination de la structure, siège, numéro d’identification ; nature de l’assemblée (ordinaire, extraordinaire) ; date, heure d’ouverture et de clôture, lieu ou mode de tenue à distance.
Convocation	Date et mode d’envoi des convocations, auteur de la convocation ; permet de vérifier le respect du délai statutaire.
Bureau	Nom du président et du secrétaire de séance, des scrutateurs le cas échéant.
Présences et quorum	Nombre de membres présents, représentés et absents ; nombre total de voix ; constat que le quorum est atteint, avec renvoi à la feuille de présence annexée.
Ordre du jour	Reproduit tel qu’il figurait dans la convocation ; une résolution hors ordre du jour est annulable.
Débats	Résumé neutre des rapports présentés et des principales interventions, sans nommer les intervenants sauf demande expresse.
Résolutions	Texte exact de chaque résolution mise aux voix, mode de scrutin, nombre de voix pour, contre, abstentions, mention « adoptée » ou « rejetée ».
Clôture	Heure, mention que le procès-verbal a été dressé et signé, signatures.

Le modèle de procès-verbal vierge organise ces rubriques ; l’ordre du jour envoyé avec la convocation en fournit le squelette.

Comment rédiger les décisions et les débats ?

Deux registres coexistent. Les débats se résument au style indirect, au passé composé, sans adjectifs : « Le trésorier a présenté les comptes de l’exercice. Plusieurs membres ont demandé des précisions sur le poste “déplacements”. » Les décisions, elles, se citent textuellement, au présent : « Première résolution. L’assemblée approuve les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2025 tels qu’ils lui ont été présentés. Cette résolution est adoptée par 42 voix pour, 3 voix contre et 2 abstentions. » Évitez toute appréciation (« après un débat animé »), toute mention d’un propos tenu par une personne nommée sans son accord, et toute reformulation d’une résolution après le vote : si le texte voté était maladroit, c’est le texte voté qui figure au procès-verbal. Pour les formules et les accords usuels, la fiche Plan d’une lettre formelle et celle sur les nombres en lettres sont utiles lorsque les statuts exigent les montants en toutes lettres.

Qui signe le procès-verbal et dans quel délai ?

Le président et le secrétaire de séance signent, les scrutateurs aussi lorsque les statuts ou la loi les prévoient. Rien n’impose que le procès-verbal soit rédigé le jour même, sauf en copropriété française où il est établi et signé en fin de séance ; en pratique, il est rédigé dans les jours qui suivent à partir des notes et de la feuille de présence. Il n’a pas besoin d’être approuvé par l’assemblée suivante pour être valable, sauf disposition statutaire contraire : c’est la signature du bureau qui lui donne force. Si un membre conteste une mention, il peut demander une rectification, qui prend la forme d’un procès-verbal rectificatif ou d’une mention lors de l’assemblée suivante.

Quelles règles s’appliquent selon la structure et le pays ?

Pays	Règle	Source
France	Associations : aucune obligation légale, mais les statuts l’imposent presque toujours et le procès-verbal est exigé pour déclarer en préfecture un changement de dirigeants ou de statuts dans les trois mois. Copropriétés : procès-verbal obligatoire, signé en fin de séance par le président, le secrétaire et les scrutateurs, inscrit sur un registre ; notification aux opposants et défaillants, qui ont deux mois pour contester. Sociétés : procès-verbal sur registre coté et paraphé, mentions fixées par décret.	Loi du 1^er juillet 1901, art. 5 ; décret du 17 mars 1967, art. 17 ; loi du 10 juillet 1965, art. 42 ; Code de commerce, art. R223-24 et R225-106
Belgique	ASBL : le Code des sociétés et des associations impose la tenue d’un registre des procès-verbaux de l’assemblée générale, consultable par les membres ; les modifications de statuts sont déposées au greffe et publiées aux annexes du Moniteur belge.	Code des sociétés et des associations, art. 9:3 et 9:21
Suisse	Associations : le Code civil ne prescrit pas la forme du procès-verbal, mais les décisions doivent pouvoir être prouvées ; les statuts précisent. Sociétés anonymes : procès-verbal obligatoire avec mentions légales, signé par le président et le rédacteur.	Code civil, art. 64 à 68 ; Code des obligations, art. 702
Québec	Les personnes morales doivent tenir au siège un livre contenant les procès-verbaux des assemblées des membres ; pour les organismes sans but lucratif constitués en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies, les règlements généraux fixent le détail (à vérifier selon la loi constitutive).	Code civil du Québec, art. 342 ; Loi sur les compagnies, partie III

Que faut-il annexer et conserver ?

La feuille de présence signée, les pouvoirs, le texte des rapports présentés et, pour les votes à bulletin secret, la feuille de dépouillement. Le guide Quorum et feuille de présence en assemblée générale explique comment la feuille fonde le constat du quorum. L’ensemble se conserve sans limite de durée, dans un registre numéroté chronologiquement : les décisions d’une assemblée de 1998 peuvent encore être demandées. Si le registre est tenu électroniquement, chaque procès-verbal doit être signé électroniquement et archivé dans un format pérenne ; voyez Signature manuscrite ou électronique et Archiver ses documents en PDF/A.

Procès-verbal ou compte rendu : quelle différence ?

Le compte rendu relate une réunion pour informer ; il peut être rédigé librement et n’a pas de valeur probante particulière. Le procès-verbal constate des décisions prises selon une procédure et engage ceux qui le signent. Une réunion de bureau ou de conseil d’administration donne lieu, selon les statuts, à l’un ou à l’autre ; le compte rendu de réunion convient aux réunions de travail. Pour l’assemblée générale, c’est toujours un procès-verbal.